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Bienvenue sur Team-Planning.com => Vos premiers pas, besoin d'aide => Discussion démarrée par: Bob le mardi 16 septembre 2014 - 18:45

Titre: Les questions les plus fréquentes
Posté par: Bob le mardi 16 septembre 2014 - 18:45
Team-Planning.com c'est quoi au juste ?

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TUTO : Mise en place d'un planning

(http://forum.team-planning.com/img/VideoTPC2.jpg) (https://youtu.be/gt-D0yyjmLA)

Team-Planning.com permet de gérer la disponibilité des collaborateurs d'une entreprise, d'un centre de secours, ... très simplement et en temps réel. Chaque collaborateur peut s'y connecter et avoir une vue globale de la position de chacun de ses collègues, selon les droits que lui aura attribué l'administrateur de son planning. L'application permet également de gérer les ressources matérielles, salles de réunion, véhicules... en mode réservation. Un planning peut comporter jusqu'à 500 collaborateurs et/ou ressources matérielles. Ce calendrier partagé se veut être universel, s'adapte à tout type d'activité, et est accessible via un simple navigateur. Un outil permet la transmission du lien d'accès au planning à tous les collaborateurs de façon simple et rapide.

Avec cette application en ligne, vous allez pouvoir gérer la disponibilité de votre équipe, et permettre à vos collaborateurs d'indiquer leurs souhaits de congés, d'astreintes, ou tout événement lié à votre activité via un outil simple, fonctionnel et gratuit. La version PREMIUM de l'application permet également l'accès aux statistiques exportables au format CSV, aux SMS, à la messagerie instantanée, aux fonctionnalités avancées et est exempte de publicité...

(https://team-planning.com/img/show2/fr/aper1.jpg) (http://team-planning.com)


Accès au planning depuis un ordinateur
L'accès à Team-Planning.com peut se faire indifféremment depuis un ordinateur ou un appareil mobile, la version ordinateur étant plus complète et permettant la mise en place initiale de votre planning. (profil : Tous)

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Accès au planning depuis un mobile
La version mobile permet d'afficher une vue simplifiée du planning sur 15 jours et de le renseigner via la barre d'outils. Vous pouvez toutefois le basculer en version ordinateur pour accéder à toutes les fonctions de l'application. (profil : Tous)

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Nombre de collaborateurs par planning
Un planning peut comporter de 2 à 500 collaborateurs et/ou ressources matérielles, répartissez vos collaborateurs en plusieurs groupes, idéalement la taille d'un groupe ne doit pas excéder 30 lignes, vous pourrez donner une vision partielle ou totale du planning à chacun de vos collaborateurs. (profil : Administrateur)

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Profil des collaborateurs
Il existe 5 profils pour les collaborateurs et 1 profil pour les ressources matérielles (Salles, véhicules...) :
Dans la plupart des cas, si vos collaborateurs sont répartis par groupe (représentant un service ou site), il est conseillé de leur donner le profil I, et de mettre le responsable de chaque groupe en G ou P. Limitez le nombre d'administrateurs, ce profil ayant la totalité des droits sur l'ensemble du planning.
Les ressources matérielles sont particulièrement intéressantes car elles fonctionnent comme une réservation. Si un collaborateur de profil I réserve un véhicule, lui seul ou un profil supérieur pourront modifier ou supprimer cette réservation. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/collaborateurs.jpg) (http://team-planning.com)


les événements personnalisés
Il est possible de créer jusqu'à 80 événements (exemple : congés, absence, maladie, déplacement, astreinte ...), qui peuvent être complétés par des commentaires.  Ces événements sont modifiables à volonté, la répercussion sur le planning étant immédiate. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/evens.jpg) (http://team-planning.com)


Habilitation des événements par profil
Chaque événement peut-être associé à une catégorie de profils, permettant par exemple de créer un événement prévision de congés accessible à tous, et un événement validation de congés, accessible uniquement aux planificateurs et administrateurs. (profil : Administrateur)

Réserver une ressource matérielle (salle, véhicule...) est possible, dans la mesure où l'insertion d'un événement (réservation...) ne pourra être supprimé ou modifié que par son auteur, ou par un profil de niveau supérieur.  (profil : Tous)

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Notification des événements
Les événements peuvent déclencher une notification par e-mail à la personne concernée, avec copie possible vers une autre personne (responsable d'équipe par exemple).
Les notifications sont envoyées dans les 15mn après affectation de l'événement si le mois concerné n'est pas masqué, avec un rappel à J-7 et la veille.

Exemple d'utilisation de ces événements notifiés :
Un collaborateur s'affecte l'événement "demande de congé", une notification est envoyée à son responsable qui pourra valider en lui affectant l'événement "congé validé", une notification sera alors envoyée au collaborateur. (profil : Tous)

(http://forum.team-planning.com/img/notifnow.jpg) (http://team-planning.com)


Valeur des événements
La valeur définie par défaut par l'administrateur de chaque événement peut être modifiée, cette fonction permet par exemple de comptabiliser les heures supplémentaires, un chiffre d'affaire journalier, mensuel, annuel ...(profil : Tous)

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Les groupes, une notion importante pour les grands plannings
Un planning peut comporter jusqu'à 36 groupes (de 0 à 9  et de A à Z), chacun de ces groupes pouvant représenter un service, un site géographique ... Chaque collaborateur pourra se voir affecter une vision limitée de ces groupes, voir même uniquement son planning si tous les groupes sont décochés, vous pouvez par exemple décider que Jean ne voit que le groupe C et D en plus de son groupe.
Cette option permettra également de scinder les grands plannings en plusieurs petits plannings plus simples et donc plus rapides. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/vuegrp.jpg) (http://team-planning.com)


Affectation d'une fonction, d'un poste à chaque ressource
L'affectation d'une fonction, d'un poste à chaque ressource (humaine et matérielle) permettra d'obtenir des vues filtrées, rendant le planning bien plus réactif durant sa mise à jour, notamment pour les plannings comportant un grand nombre de ressources. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/filtres.jpg) (http://team-planning.com)


Commentaires, pièces jointes et liens
Chaque cellule du planning peut se voir affecter un commentaire public et/ou privé, des liens internet et des pièces jointes (profil : Tous)

(http://forum.team-planning.com/img/pj.jpg) (http://team-planning.com)


Gestion horaires
Il est possible de diviser les journées en plusieurs parties et de leur affecter un libellé, exemple : Matin, Après-midi ... (profil : Administrateur)
ou simplement de commenter une cellule comme sur l'exemple ci-dessous.  (profil : Tous)

(http://forum.team-planning.com/img/horaires2.jpg) (http://team-planning.com)


Copier une semaine sur l'autre
Pour renseigner rapidement un planning, Il est possible de copier le contenu d'une semaine vers une autre, en cliquant sur le n° de semaine source, puis sur le n° de semaine cible. La copie ne portera que sur les groupes apparents et ignorera donc les groupes masqués. (profil : Administrateur et Planificateurs)

(http://forum.team-planning.com/img/copiesem.jpg) (http://team-planning.com)


Masquer un ou plusieurs groupes
Chaque utilisateur à la possibilité de masquer provisoirement certains groupes,  quelque soit son profil. L'affichage du planning sera bien plus réactif, surtout durant sa mise à jour.
Les préférences seront automatiquement sauvegardées dans le profil de l'utilisateur. (profil : Tous)

(http://forum.team-planning.com/img/masquer.jpg) (http://team-planning.com)


Définir un jour férié
Pour éviter la création d'un événement Férié à affecter à l'ensemble des collaborateurs, ou simplement pour marquer un jour particulier, il suffira de cliquer sur le jour concerné en tête de colonne. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/selferie.jpg) (http://team-planning.com)


Collaborateurs communs à plusieurs plannings
Vous pouvez aisément ajouter dans votre planning un collaborateur ou une ressources matérielle provenant d'un autre planning, toute modification de cette ressource depuis son planning d'origine sera répercutée sur votre planning. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/hpc.jpg) (http://team-planning.com)


Planning accessible à tout le monde
Si vous souhaitez rendre votre planning public, via votre site WEB, par e-mail ou autre, vous disposez d'un lien (direct et QRCode) présent dans chaque profil de vos collaborateurs. Ce lien a la particularité de ne pas nécessiter d'authentification, mais aura les restrictions du compte. Pour des raisons évidentes de sécurité, privilégiez des droits en lecture seule pour ce compte avec accès visiteur. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/lien.jpg) (http://team-planning.com)


Messagerie instantanée
Pour contacter un collaborateur par SMS ou e-mail, il suffit de cliquer sur son nom, cette fonctionnalité étant disponible à tous les profils, utilisateurs en lecture seule inclus (profil : Tous)

(http://forum.team-planning.com/img/sms.jpg) (http://team-planning.com)


Echanger en live
Chaque planning est pourvu d'un tchat permettant de discuter en live, depuis un mobile ou un ordinateur. (profil : Tous)

(http://forum.team-planning.com/img/tchat.jpg) (http://team-planning.com)


Transmettre le planning à vos collaborateurs
Les identifiants d'accès au planning peuvent être transmis à un ou plusieurs collaborateurs, accompagnés d'un texte personnalisable et de fichiers joints. Les textes personnalisés peuvent être sauvegardés pour réutilisation ultérieure. (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/transpl.jpg) (http://team-planning.com)


Communiquer avec vos équipes
Un mini-blog est disponible dans l'administration du planning, permettant de partager textes, photos, liens internet et documents, que vous pourrez activer pour le rendre accessible instantanément à tous vos collaborateurs.  (profil : Administrateur)

(http://forum.team-planning.com/img/nds.jpg) (http://team-planning.com)


Statistiques exportables
L'application est dotée de différentes vues statistiques dont le résultat peut être exporter au format CSV pour traitement sous Excel par exemple. (profil : Administrateur / planificateur)

(http://forum.team-planning.com/img/expstats.jpg) (http://team-planning.com)


Imprimer le planning en couleur
Pour imprimer le planning tel qu'il est présenté à l'écran, il faudra veiller à cocher, selon le navigateur utilisé : Graphique d'arrière plan, couleur d'arrière plan...

(https://team-planning.com/img/imprim.jpg) (https://team-planning.com)




Optimiser votre planning en 2 points :
1 - La journée d'une ressource pouvant être divisée en plusieurs parties, il est conseillé d'éviter cette division pour un planning comportant de nombreuses ressources, privilégiez plutôt la création d'événements symbolisant chaque partie de journée, exemple : ASM (Astreinte matin), ASP (Astreinte après-midi) ...  Vous y gagnerez en réactivité et en coût pour les plannings PREMIUM.
(profil : Administrateur)

2 - Répartissez vos collaborateurs et/ou ressources matérielles en plusieurs petits groupes, chaque groupe pouvant représenter un service, un site géographique ... Cette répartition apporte plusieurs avantages : vous pourrez affecter une vision personnalisée de la vue de ces groupes à chacun de vos collaborateurs. Les collaborateurs et vous même pourrez masquer provisoirement un ou plusieurs groupes. Par ce principe il est possible de gérer de gros plannings avec les mêmes performances qu'un petit planning.
(profil : Administrateur)